Соглашение об электронном документообороте с ПФР и образец заявления для подключения

Электронный документооборот в ПФР это давно реализуемая практика при взаимодействии с юр. лицами или ИП. При желании любой из таких страхователей вправе сдавать отчеты в ПФ России в электронном виде и с электронной подписью. Это можно делать лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Именно для второго варианта предусмотрена целая процедура подключения к системе посредством подачи нужного пакета документов и при соблюдении иных требований.

Документооборот в ПФР

По статье 8 ФЗ № 27 от 96 года «Об учете в системе обязательного пенсион. страхования», допустима реализация электронного документооборота с ПФ России. Для этого первый предоставляет о себе нужные сведения. Регламент такого представления формируется самим ПФР.

Возможности

Что дает абонентам и ПФР электронный документооборот:

1. учет документопотока, гарантия конфиденциальности при пересылке информации;
2. направление отчетности с места работы страхователя в любое время;
3. быстрая корректировка недочетов в документации, обнаруженных сотрудниками ПФР (без ограничения по количеству исправлений в рамках одного дня);
4. отсутствие потребности в личном посещении отделений ПФР работниками бухгалтерии ИП или юрлица;
5. открытие возможности создания оцифрованных архивов по всему документообороту совместно с ПФР.

Требования

Документы относятся в территориальное отделение ПФ. Госорганы вправе отказать в документообороте, если поданная документация составлена с ошибками и неточностями, а также при пользовании услугами неподходящего удостоверяющего центра. Это должен быть центр, деятельность которого по формированию сертификатов ключей с последующей поддержкой клиента одобрена документально.

Соглашение об ЭД с ПФР подписывается при наличии конкретного пакета бумаг:

• заявление с просьбой подключить цифровую отчётность в 3х экземплярах;
• соглашение по электрон. документообороте в 2-х экземплярах;
• доверенность на работника, занимающееся оформлением (чаще всего это юрист или главный бухгалтер) или уведомление о представлении интересов (образец последнего имеется на сайте ПФР).

Соглашение об электронном документообороте с ПФР

Заявителям кроме усиленной квалифицированной электронной подписи понадобиться подписать соглашение. Это соглашение подписывается с ПФ для утверждения порядка осуществления ЭД и всевозможных вопросов по этому процессу.

Процедура оформления

До начала всех описанных далее действий надо обратиться в удостоверяющий аккредитованный центр для подбора пакета услуг. Главным образом для изготовления сертификата ключа подписи руководителя.

Образец заполнения соглашения

Соглашение об электронном документообороте с ПФР. Этапы оформления:

1. Скачать типовую форму соглашения на нашем сайте (выше) или взять его в бумажном виде по месту расположения территориального отделения. Заполнить его и передать в ПФ на рассмотрение.
2. Если ПФ не будет иметь претензий и вопросов, данный госорган подписывает соглашение и отдает его обратно заявителю. На этой стадии начинается подключение нужных программ по документообороту, проводятся пробные обмены информацией.
3. Заявителем приводятся в исполнение организационные меры по назначению ответственных лиц за СКЗИ, организуется защита от свободного доступа к оборудованию, магнитным носителям ключей, архивам.

Куда направлять соглашение

Документы чаще всего отправляются по интернету или относятся в территориальное отделение ПФ лично. Выбор отделения делается с привязкой к основному месту осуществления деятельности заявителя. Обратиться в ПФ разрешается и посредством отправки письма по Почте России. Во всех случаях требуется включать в комплект бумаг заявление и соглашение.

Заявление на подключение к документообороту

Заявление необходимо для фиксации желания абонента участвовать в системе электронного документооборота. Но его заполнение и отправка не гарантирует последующего обслуживания абонента в этом направлении.

Оформление

Цель подачи заявления отражена в его названии и пояснении, расположенном под ним. Здесь абонент просит предоставить ему статус участника ЭД Пенсионного фонда РФ с помощью телекоммуникационных каналов операторской связи. Прописывать эту фразу не нужно. Она уже имеется в стандартном бланке заявления. Заявление на подключение к электронному документообороту ПФР требует заполнения двух таблиц. Весь текст умещается на одной странице формата А4.

Какие это таблицы:

• сведения о страхователе;
• сведения об операторе ЭДО ПФР.

При установленном программном обеспечении по ведению документооборота заявление в ПФ подается одним из двух способов.

Заявление на электронный документооборот с ПФР. Способы отправки:

1. для отправки СЗВ-отчетности (с пометкой «М» и «СТАЖ») отсылается скан подписанного заявления в сообщении типа «письмо»;
2. для возможности отправки СЗВ-отчетности (с пометкой «ТД») отсылка происходит через соответствующую категорию в меню программного комплекса по отправке отчетности.

Бланк и образец заполнения

Бланк соглашения можно скачать на нашем сайте (ниже). Данный бланк уже имеет свою структуру и обозначенные поля (которые нужны ПФР для заключения последующего соглашения). При его открытии на сайте имеется кнопка редактирования готового бланка. То есть одна из сторон вправе внести сюда корректировки и предоставить второй на рассмотрение. Обычно интерес в этом возникает у абонента, поскольку ПФ уже разработала и выложила готовый бланк заявления, который удовлетворяет их запросам.

Образец заполнения заявления

Сведения о страхователе представлены двумя табличными формами: для заполнения юридическими лицами или ИП. Соответственно здесь заполняется только одна таблица с учетом своего статуса. Вторая таблица с реквизитами операторов пополняется сведениями, представленными на сайте ПФР. Здесь имеется ссылка на документ с перечислением ИНН, КПП и рег. номеров всех операторов.

Заключение

Будущему абоненту потребуется изначально отладить ЭДО у себя на предприятии. Это даст возможность по осуществлению простых действий в электронном формате: файловый обмен, ведение архива электронной документации и подписывание документов различными квалифицированными сертификатами. При наличии такого ПО и действующей электронной подписи можно подавать запрос в ПФ на взаимодействие по системе ТКС.

Подключение к электронному документообороту ПФР это выгодный шаг для обеих сторон. Так упрощается процесс взаимодействия госорганов с абонентами, организуется удобное хранение информации и т.д.