Соглашение об электронном документообороте с ПФР и образец заявления для подключения

Консультация пенсионного юриста по телефону
По Москве и Московской обл.
8 (499) 938-69-44
Санкт-Петербург и область
8 (812) 467-31-78
Бесплатно по России
Задать вопрос юристу

Электронный документооборот в ПФР это давно реализуемая практика при взаимодействии с юр. лицами или ИП. При желании любой из таких страхователей вправе сдавать отчеты в ПФ России в электронном виде и с электронной подписью. Это можно делать лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Именно для второго варианта предусмотрена целая процедура подключения к системе посредством подачи нужного пакета документов и при соблюдении иных требований.

Документооборот в ПФР

документооборот в пфр

По статье 8 ФЗ № 27 от 96 года «Об учете в системе обязательного пенсион. страхования», допустима реализация электронного документооборота с ПФ России. Для этого первый предоставляет о себе нужные сведения. Регламент такого представления формируется самим ПФР.

Возможности

Что дает абонентам и ПФР электронный документооборот:

  1. учет документопотока, гарантия конфиденциальности при пересылке информации;
  2. направление отчетности с места работы страхователя в любое время;
  3. быстрая корректировка недочетов в документации, обнаруженных сотрудниками ПФР (без ограничения по количеству исправлений в рамках одного дня);
  4. отсутствие потребности в личном посещении отделений ПФР работниками бухгалтерии ИП или юрлица;
  5. открытие возможности создания оцифрованных архивов по всему документообороту совместно с ПФР.

Требования

Документы относятся в территориальное отделение ПФ. Госорганы вправе отказать в документообороте, если поданная документация составлена с ошибками и неточностями, а также при пользовании услугами неподходящего удостоверяющего центра. Это должен быть центр, деятельность которого по формированию сертификатов ключей с последующей поддержкой клиента одобрена документально.

Соглашение об ЭД с ПФР подписывается при наличии конкретного пакета бумаг:

  • заявление с просьбой подключить цифровую отчётность в 3х экземплярах;
  • соглашение по электрон. документообороте в 2-х экземплярах;
  • доверенность на работника, занимающееся оформлением (чаще всего это юрист или главный бухгалтер) или уведомление о представлении интересов (образец последнего имеется на сайте ПФР).
Для представления будущих отчетов в ПФР потребуется электронная подпись руководителя юр. лица или ИП. С учетом норм ФЗ № 63 «Об электронной подписи» применение ЭП не руководством организации, а иным лицом, не допускается. Это влечет за собой утрату юр. силы у подписанных документов, причисление криптографических ключей к категории скомпрометированных. А также последует процедура отзыва полученного сертификата. Перечень аккредитованных центров можно найти на сайте Минцифры России.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР

Заявителям кроме усиленной квалифицированной электронной подписи понадобиться подписать соглашение. Это соглашение подписывается с ПФ для утверждения порядка осуществления ЭД и всевозможных вопросов по этому процессу.

Процедура оформления

До начала всех описанных далее действий надо обратиться в удостоверяющий аккредитованный центр для подбора пакета услуг. Главным образом для изготовления сертификата ключа подписи руководителя.

образец заполнения соглашения об электронном документообороте с пфр
Образец заполнения соглашения
Скачать бланк соглашения

Соглашение об электронном документообороте с ПФР. Этапы оформления:

  1. Скачать типовую форму соглашения на нашем сайте (выше) или взять его в бумажном виде по месту расположения территориального отделения. Заполнить его и передать в ПФ на рассмотрение.
  2. Если ПФ не будет иметь претензий и вопросов, данный госорган подписывает соглашение и отдает его обратно заявителю. На этой стадии начинается подключение нужных программ по документообороту, проводятся пробные обмены информацией.
  3. Заявителем приводятся в исполнение организационные меры по назначению ответственных лиц за СКЗИ, организуется защита от свободного доступа к оборудованию, магнитным носителям ключей, архивам.
Какое программное обеспечение потребуется: ПО для создания отчетов, криптографическое ПО с возможностью проставления в документах ЭП и с шифрованием. Криптографическое ПО при его включении в систему электронный документооборот должно обладать сертификатом ФСБ.

Куда направлять соглашение

Документы чаще всего отправляются по интернету или относятся в территориальное отделение ПФ лично. Выбор отделения делается с привязкой к основному месту осуществления деятельности заявителя. Обратиться в ПФ разрешается и посредством отправки письма по Почте России. Во всех случаях требуется включать в комплект бумаг заявление и соглашение.

Заявление и соглашение это два разных документа. Первый является волеизъявлением абонента на обслуживание, а соглашение это фактический договор с утверждением всех сторон обслуживания.

Заявление на подключение к документообороту

Заявление необходимо для фиксации желания абонента участвовать в системе электронного документооборота. Но его заполнение и отправка не гарантирует последующего обслуживания абонента в этом направлении.

Елена Смирнова
Пенсионный юрист, готова ответить на ваши вопросы.
Задать мне вопрос
Все сведения, которые указываются в заявлении, считаются персонифицированными. Однако они публичны и не стоит переживать за их передачу (тем более в государственные органы). Их обработка адресатом необходима для выдачи заключения о возможности дальнейшего сотрудничества. При корректном заполнении этого и прочих документов отказа не последует.

Оформление

Цель подачи заявления отражена в его названии и пояснении, расположенном под ним. Здесь абонент просит предоставить ему статус участника ЭД Пенсионного фонда РФ с помощью телекоммуникационных каналов операторской связи. Прописывать эту фразу не нужно. Она уже имеется в стандартном бланке заявления. Заявление на подключение к электронному документообороту ПФР требует заполнения двух таблиц. Весь текст умещается на одной странице формата А4.

Какие это таблицы:

  • сведения о страхователе;
  • сведения об операторе ЭДО ПФР.

При установленном программном обеспечении по ведению документооборота заявление в ПФ подается одним из двух способов.

Заявление на электронный документооборот с ПФР. Способы отправки:

  1. для отправки СЗВ-отчетности (с пометкой «М» и «СТАЖ») отсылается скан подписанного заявления в сообщении типа «письмо»;
  2. для возможности отправки СЗВ-отчетности (с пометкой «ТД») отсылка происходит через соответствующую категорию в меню программного комплекса по отправке отчетности.
При необходимости можно взять консультацию у организации, установившей программный комплекс по отправке отчетности. То есть задать вопрос о том, как совершить данные действия.

Бланк и образец заполнения

Бланк соглашения можно скачать на нашем сайте (ниже). Данный бланк уже имеет свою структуру и обозначенные поля (которые нужны ПФР для заключения последующего соглашения). При его открытии на сайте имеется кнопка редактирования готового бланка. То есть одна из сторон вправе внести сюда корректировки и предоставить второй на рассмотрение. Обычно интерес в этом возникает у абонента, поскольку ПФ уже разработала и выложила готовый бланк заявления, который удовлетворяет их запросам.

образец заполнения Заявление на подключение к документообороту
Образец заполнения заявления
Скачать бланк заявления

Сведения о страхователе представлены двумя табличными формами: для заполнения юридическими лицами или ИП. Соответственно здесь заполняется только одна таблица с учетом своего статуса. Вторая таблица с реквизитами операторов пополняется сведениями, представленными на сайте ПФР. Здесь имеется ссылка на документ с перечислением ИНН, КПП и рег. номеров всех операторов.

Заключение

Будущему абоненту потребуется изначально отладить ЭДО у себя на предприятии. Это даст возможность по осуществлению простых действий в электронном формате: файловый обмен, ведение архива электронной документации и подписывание документов различными квалифицированными сертификатами. При наличии такого ПО и действующей электронной подписи можно подавать запрос в ПФ на взаимодействие по системе ТКС.

Подключение к электронному документообороту ПФР это выгодный шаг для обеих сторон. Так упрощается процесс взаимодействия госорганов с абонентами, организуется удобное хранение информации и т.д.

Если вы нашли ошибку
Пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter

CTRL + ENTER

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:
Помогла статья? Оцените её
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...
Добавить комментарий


Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: