Как перейти на электронную трудовую книжку: образец заявления и сроки перехода

Консультация пенсионного юриста по телефону
По Москве и Московской обл.
8 (499) 938-69-44
Санкт-Петербург и область
8 (812) 467-31-78
Бесплатно по России
Задать вопрос юристу

В трудовом законодательстве инициировано нововведение для граждан РФ. По новым нормам до 31.12.2020 года запланирован переход на электронные трудовые книжки, который позволит хранить данные о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате. Также разработан алгоритм процедуры, сроки и основные требования.

Переход на электронную трудовую книжку

переход на электронные трудовые книжки

Процесс ввода трудовой книжки в цифровом формате завершается. Согласно законодательству, работодателей обязали довести до сведения кадровому составу о данном изменении. Сотрудники в свою очередь должны предоставить письменно зафиксировать решение перехода на ЭТК. Такое нововведение должно обеспечить хранение данных в электронном виде, упростить документооборот, а также предоставить доступ к своим данным через сайт Госуслуги. У работника есть выбор: перейти на новый формат или оставить бумажный вариант. Решение должно подтверждаться заявлением.

Елена Смирнова
Пенсионный юрист, готова ответить на ваши вопросы.
Задать мне вопрос
Если персонал или отдельный работник отказывается перейти на ЭТК, остается актуальным бумажный вариант.

Когда можно перейти?

Завершение процесса регламентировано до 31.12.2020 года. К этому периоду сотрудники обязуются выбрать и сообщить о своем решении: подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку или о желании остаться на бумажном варианте. Для лиц, которые не могли по разным причинам написать заявление, сроки сдвигаются.

К этой категории относятся:

  1. Временно нетрудоспособные лица.
  2. Работники, которые в указанный период находились в ежегодном отпуске, а также по уходу за ребенком.
  3. Отстранены от выполнения своих обязанностей согласно ТК РФ.
  4. Лица со стажем по служебному контракту, которые в указанный срок не состояли на службе.
Для сотрудников, которые не предоставили заявление в указанный срок, но не попадают в перечисленные выше категории, работодатель сохраняет учет в бумажной форме.

Порядок действий

Основная ответственность за процедуру возлагается на работодателя. Именно он должен инициировать и контролировать процесс, а также предоставить отчетность согласно установленной форме.

Алгоритм действий следующий:

  • Создать и направить кадровому составу уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.
  • Обеспечить подачу заявлений.
  • Выдать бумажный вариант на руки лицам, которые перешли на ЭТК.
Если работник выбрал бумажный формат, записи ведутся в цифровом и аналоговом вариантах.

Сроки перехода

Законодательством установлены сроки перехода на электронные трудовые книжки — до окончания 2020 года. Исключение составляют категории лиц, которые по уважительным причинам не смогли перейти до указанного периода. Лица, которые не подали соответствующее заявление до регламентированного срока, но имели такую возможность, сохраняются ТК на бумажном носителе. Для лиц, трудоустроенных с 1 января текущего года вести учет исключительно в цифровом виде.

Процедура перехода на электронную трудовую книжку

Рассмотрим пошагово, как перейти на электронную трудовую книжку и что в этом случае требуется от руководителя.

Инструкция пошагово

Работодатель может существенно облегчить данную процедуру, придерживаясь следующего алгоритма:

  1. Издать распоряжение или приказ о переходе на новый формат.
  2. Назначить ответственных лиц.
  3. Установить систему электронного документооборота.
  4. Разработать бланки.
  5. Принять заявления.
  6. Подготовить и предоставить отчет в Пенсионный фонд по форме СЭВ-ТД.
Работнику, выбирающему цифровую ЭТК, бумажный вариант передается лично. В него вносится запись о переходе на электронные трудовые книжки, где указывается дата подачи соответствующего заявления и выдачи документа владельцу.

Заявление о переходе в 2021 году

Сотрудники, не имевшие возможности перейти на электронный формат, или желающие сделать это в 2021 году, также могут написать заявление и предоставить его руководителю.

Образец и бланк

заявление на трудовую книжку в электронном виде

Скачать бланк заявления

Форма заявления не регламентирована, оно подается в произвольном виде, но должно содержать такую информацию:

  • Должность и ФИО директора организации.
  • Должность и ФИО сотрудника.
  • Текст документа, содержащий просьбу вести ТК в цифровом формате.
  • Дата составления и подпись.

Документ передается в отдел кадров или ответственному лицу.

Елена Смирнова
Пенсионный юрист, готова ответить на ваши вопросы.
Задать мне вопрос
Заявление можно писать от руки, но для упрощения процедуры работодатель вправе предоставить бланк. Он должен содержать все соответствующие пункты. Дата и подпись проставляются работником лично.

Уведомление о переводе на электронную трудовую книжку

Работодатель обязан уведомить кадровый состав об изменениях в ТК РФ. Как это сделать, в законе не прописано, поэтому процедура определяется самостоятельно: сообщить каждому работнику индивидуально или создать единый документ для ознакомления под роспись.

Что должен содержать документ:

  1. Информацию об изменении в законодательстве.
  2. Сроки исполнения.
  3. Последствия отказа.
  4. Прочие важные нюансы.
Уведомление сотрудников — обязательный документ, который необходимо было составить не позднее 31.10.2020 года.

Популярные вопросы

Поскольку данное нововведение вызывает много вопросов, ответы на самые частые приведены ниже.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Электронный формат ТК не обязателен. Каждый работник оставляет за собой право выбора. Исключение составляют лица, трудоустроенные с 1 января 2021 года — для них учет исключительно в ЭТК.

Что должен сделать работодатель?

Работодатель обязан сообщить кадровому составу о нововведении в письменном виде, обеспечить написание и сбор заявлений, а также переход на цифровой формат и отчетность в ПФР. Работникам, которые перешли на ЭТК, бумажные варианты выдаются на руки после внесения соответствующей записи.

Заключение

Стоит отметить, что переход с бумажной трудовой книжки на электронную обладает рядом преимуществ. У работника появляется возможность получить выписку из документа на сайте Пенсионного фонда. Распечатка с Госуслуг является официальным документом, даже несмотря на отсутствие мокрой печати.

Если вы нашли ошибку
Пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter

CTRL + ENTER

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:
Помогла статья? Оцените её
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...
Добавить комментарий


Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: